Este artículo explica cómo enviar una factura por correo electrónico a un cliente o corredor desde CarrierGuide. Además, incluye información sobre los estados de los documentos de factura.

• Enviar factura por correo electrónico
• Estados de los documentos de factura

Para enviar una factura por correo electrónico a un cliente o corredor:

1. En el panel izquierdo, ve a Contabilidad > Facturas > Factura lista.

2. Busca la factura.

3. Después de confirmar que la factura está lista para enviarse al cliente o corredor, haz clic en los tres puntos junto a la factura y selecciona Enviar por correo electrónico.

4. Si hay una dirección de correo electrónico de facturación guardada en el perfil del cliente, esta aparecerá por defecto en la ventana emergente de Enviar factura. También puedes ingresar la dirección de correo electrónico de facturación del cliente manualmente. Además, puedes actualizar el asunto del correo de la factura. Haz clic en Enviar para enviar el PDF de la factura y los documentos relacionados al cliente.

Importante: Puedes enviar una factura a varios correos electrónicos usando una coma entre cada dirección en el campo de correo electrónico de facturación del cliente.

También puedes enviar la factura por correo electrónico haciendo clic en Enviar al corredor en la vista previa del PDF de la factura.

Estados de los documentos de factura:

En la pestaña Factura lista, aparecerá un estado de error en la columna Documentos si faltan los siguientes detalles o documentos de la carga:

• Tarifa de la carga
• Documento de confirmación de tarifa
• Documento BOL de la carga

Importante: Lo ideal es contar con la tarifa de la carga y los documentos requeridos para facturar una carga, pero aún puedes enviar una factura a un cliente a través de CarrierGuide sin ellos. La tarifa y los documentos no son obligatorios en CarrierGuide, y el estado de error que ves es solo una advertencia.

Para agregar los documentos y la tarifa de la carga:

• Confirmación de tarifa y BOL
  1. Ve a Operaciones > Cargas > selecciona la carga
  2. En la página de la carga, ve a Subir documentos > haz clic en +Agregar documento adicional
  3. Selecciona Confirmación de tarifa o BOL para subir los documentos a la carga

Importante: CarrierGuide solo reconoce el tipo de documento BOL. Por lo tanto, si seleccionas otros tipos, como BOL original POD/BOL firmado o BOL ciego, aparecerá un error indicando que aún falta el BOL para los documentos de la factura.

• Tarifa de la carga
  1. En la página de la carga, haz clic en Editar
  2. En la página de despacho, ve a Información contable > Tarifa de la carga. Ingresa la tarifa de la carga.
  3. Haz clic en Guardar carga

El estado de Documentos de la factura cambiará a una vez que se hayan agregado la tarifa y los documentos de respaldo de la carga. 

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