Gestão de Portão: Guia de Onboarding para Clientes

Bem-vindo à Gestão de Portão da Opendock! Este guia foi criado para ajudar sua equipe a implementar a solução com sucesso e garantir que os motoristas façam o check-in de forma consistente usando QR codes ou tablets.

O que esperar

A Gestão de Portão é uma ferramenta poderosa — mas exige uma pequena mudança no seu processo atual. Não é algo pronto para usar imediatamente. O sucesso depende de alinhar as expectativas com os motoristas e tornar o check-in via QR code ou tablet um procedimento padrão.
 

Checklist Passo a Passo para Começar

1. Prepare sua Estrutura de Check-in

Pense no seu processo atual de check-in e como a Gestão de Portão/Check-in da Opendock pode ajudar a melhorá-lo

Comece baixando o QR Code e personalizando seu modelo de check-in

• Quais instruções você quer passar para os motoristas quando chegarem?
• O que eles precisam saber antes de escanear o QR Code?
• Onde você vai exibir o QR code? E qual o tamanho ideal desse aviso?

2. Personalize seu Formulário de Check-in

Vá em Armazém > Campos & Formulários > Portão e Pátio > Check-in

Ative o formulário e comece a adicionar ou criar os campos que você quer que o motorista preencha. Lembre-se: Número de Telefone e Número de Confirmação do Agendamento ou Número de Referência são obrigatórios por padrão. 

O que mais você gostaria que os motoristas informassem? Veja alguns exemplos:

• Placa do veículo?
• Nome?
• Upload do BOL?
• RG?

Tente manter o formulário informativo, mas simples e fácil, para que os motoristas não fiquem presos com muitos campos para preencher — o que pode gerar atrito

3. Defina as Instruções do Armazém

Deixe claro para os transportadores o que os motoristas precisam fazer ao chegar — assim, você evita que muitos motoristas cheguem com documentação incorreta ou sem as informações necessárias para o check-in. Se eles souberem com antecedência o que precisam fazer e ter em mãos, as chances do seu fluxo de check-in ser mais tranquilo aumentam bastante.

Instruções sugeridas:

[Nome do Armazém] utiliza o auto check-in da Opendock. Os motoristas DEVEM escanear um QR code ou usar o TABLET na área de check-in para se registrarem. Os motoristas DEVEM ter o Número de Confirmação do Agendamento para fazer o check-in. CERTIFIQUE-SE DE REPASSAR ESSA INFORMAÇÃO AO TRANSPORTADOR/MOTORISTA no momento do agendamento. Motoristas que não seguirem as instruções NÃO SERÃO ATENDIDOS.

4. Atualize suas Notificações de Agendamento

Comunique de forma clara o que é esperado no check-in. Você pode fazer isso adicionando um texto personalizado nas notificações por e-mail para Agendamento Marcado, Agendamento Solicitado, Agendamento Confirmado. Use o mesmo texto das Instruções do Armazém 

Testando o Fluxo

A. Simule um Check-in com Agendamento Marcado

• Use um agendamento de teste e tente fazer o check-in usando o QR code ou tablet
• Observe como o status do agendamento é atualizado no Opendock
• Garanta que os motoristas sejam solicitados a informar o número de confirmação
• Use a notificação de chegada ou o agendamento para enviar SMS 2-vias

B. Simule um Check-in sem Agendamento

• Teste o processo para motoristas inesperados
• Pratique vincular o motorista a um agendamento existente ou criar um novo
• Se necessário, você pode recusar a chegada e enviar uma mensagem de texto pelo Opendock

Dicas para o Sucesso

• Tenha 1 ou 2 pessoas treinadas internamente para ajudar os motoristas com o check-in até que eles se acostumem
• Crie um fluxo para definir quem e quando vai se comunicar com os motoristas. Exemplo: Após o check-in, alguém que monitore as notificações de chegada será responsável por conferir as informações do check-in e enviar uma mensagem de acompanhamento para os motoristas, informando o que fazer em seguida (como a designação de doca/porta, por exemplo)

• Imprima o aviso com o QR Code e coloque em vários pontos, use o 2-way-SMS para evitar que motoristas saiam dos caminhões e fiquem andando pelo pátio

Precisa de Ajuda?

Se tiver dúvidas ou quiser ajuda para configurar, entre em contato com seu Gerente de Conta ou com a equipe de suporte da Opendock a qualquer momento.

Vamos movimentar mais com menos.

Equipe Opendock