O recurso de Auditoria Embutida permite que você revise, aprove e conteste faturas de forma eficiente, diretamente no ShipperGuide. Isso garante uma resolução de disputas mais rápida, reduz o trabalho manual e aumenta a transparência nas operações financeiras, estando disponível em alguns processos e menus do ShipperGuide.

Como Funciona

Aba de Liquidação

Começando pela página de liquidação no menu Embarques, você pode acessar a Aba de Liquidação para visualizar os embarques e seus status contábeis. O status mudará de acordo com o andamento:

• Documento Pendente indica que os documentos do transportador estão pendentes.
• Pronto para auditar significa que uma ou mais faturas estão disponíveis para auditoria.
• Pronto para pagar significa que as faturas foram auditadas e o embarque possui uma fatura aprovada, sem faturas pendentes ou em disputa.
• Em disputa indica que uma ou mais faturas estão sendo contestadas com o transportador.

Analisando Faturas

Para analisar as faturas e ver todos os documentos relacionados ao embarque, selecione o embarque específico e clique em Docs e Cobranças.

Os embarcadores podem visualizar as cobranças e faturas associadas ao embarque. O sistema exibe as cobranças e faturas criadas dentro do mesmo modal.

Na seção Resumo, você verá o total das faturas relacionadas a esse embarque. Você pode usar o ícone () para visualizar as faturas, detalhes do status e analisá-las.

Se nenhuma divergência for encontrada, você pode aprovar a fatura clicando no botão .

Se for identificado algum problema, como divergência nos valores, clique em . O sistema notificará o transportador e abrirá um canal de comunicação com todas as informações do embarque. Eles recebem uma notificação via chat no sistema com códigos de referência e também um e-mail com os detalhes da disputa.

Após abrir uma disputa, essa fatura será marcada como “em disputa”:

Assim que você tiver mais informações do transportador, poderá posteriormente rejeitar uma fatura em disputa, se necessário, escolhendo entre “Negar” e “Aprovar Fatura”.

Depois disso, a fatura ficará pronta para pagar.

Configuração de Aprovação Automática

Para automatizar esse processo, você também pode configurar as configurações de aprovação automática com base no valor total da fatura, definindo limites.

O sistema compara o valor da fatura informado pelo transportador com a soma das cobranças aprovadas no ShipperGuide. Se a soma das cobranças corresponder ao valor informado pelo transportador e estiver dentro do limite definido pelo embarcador, a fatura é aprovada automaticamente. Você pode definir limites com base em percentual ou valor fixo.

Todo embarque que passar pelo processo de aprovação automática terá essa marca específica:

Exportando contas a pagar

Além disso, você pode exportar a lista de embarques

É possível exportar em massa via CSV, marcando a caixa de seleção, selecionando todos os embarques “prontos para pagar” e clicando em “Exportar embarques como CSV”.

Assim que o download estiver disponível, ele aparecerá na página "Contas a Pagar" para fácil acesso. Vá até o menu “Liquidação” e depois em “Contas a Pagar”.

Para suporte adicional, entre em contato com nossa Equipe de Suporte ao Cliente.