Área del producto: Gestión de Portería

Como parte de la función de Self Check-Out del Transportista, los almacenes que usan Opendock ahora pueden requerir que los transportistas firmen digitalmente un Conocimiento de Embarque (BOL) como parte del flujo de check-out. Una vez que el transportista firma, ShipperGuide recibe automáticamente el Comprobante de Recolección (PoP) y la marca de tiempo del check-out. El transportista también puede imprimir o enviar por correo el BOL firmado en el momento.

Cómo funciona

La firma digital del BOL está disponible en dos modalidades, según cómo esté configurado tu almacén: integración con ShipperGuide TMS o carga manual de un archivo BOL.

Opción A: integración con ShipperGuide TMS

El Conocimiento de Embarque se origina en ShipperGuide y se enriquece con datos de la visita en tiempo real provenientes de Opendock, incluyendo la hora de llegada, el sello de seguridad y el número de trailer, antes de que el transportista lo firme. Una vez firmado, ShipperGuide recibe automáticamente el Comprobante de Recolección (PoP) y la marca de tiempo del check-out. El transportista puede imprimir, guardar o enviar por correo su copia firmada en el momento.

Flujo completo (integración con ShipperGuide)

1. Se crea la cita en Opendock
2. Se crea el envío en ShipperGuide y se vincula a la cita de Opendock
3. El transportista hace check-in mediante código QR o tableta en la portería
4. El operador del almacén completa el formulario de visita; estos datos enriquecen el Conocimiento de Embarque en ShipperGuide
5. El transportista escanea el código QR de check-out e ingresa su número de teléfono para coincidir con su check-in
6. El transportista revisa y firma digitalmente el Conocimiento de Embarque en pantalla
7. El transportista imprime, guarda o envía por correo su copia firmada
8. ShipperGuide recibe automáticamente el PoP y la marca de tiempo del check-out; la cita pasa a estado Completada

Opción B: carga manual del BOL

Si tu almacén no utiliza la integración con ShipperGuide, el operador puede cargar manualmente un archivo BOL directamente en Opendock antes de que el transportista realice el check-out. El transportista lo revisa y firma en pantalla del mismo modo que en el flujo integrado.

Flujo completo (carga manual)

1. Se crea la cita en Opendock
2. El transportista hace check-in mediante código QR o tableta en la portería
3. El operador del almacén completa el formulario de visita y carga el archivo BOL directamente en la cita de Opendock
4. El transportista escanea el código QR de check-out e ingresa su número de teléfono para coincidir con su check-in
5. El transportista revisa y firma digitalmente el BOL en pantalla
6. El transportista imprime, guarda o envía por correo su copia firmada
7. La cita pasa a estado Completada; el BOL firmado queda guardado en el registro de la cita en Opendock

Antes de comenzar: requisitos previos

Los siguientes requisitos deben estar configurados antes de habilitar la firma del Conocimiento de Embarque en el check-out:

• El Self Check-Out del Transportista debe estar habilitado para tu instalación
• Solo para la integración con ShipperGuide: la integración con ShipperGuide TMS debe estar activa y cada cita de Opendock debe estar vinculada al envío correspondiente en ShipperGuide
• Solo para carga manual: el operador debe cargar el archivo BOL en la cita de Opendock antes de que el transportista inicie el check-out

⚠️ Importante: Si la firma del Conocimiento de Embarque está configurada como obligatoria, los transportistas no podrán completar el check-out hasta que haya un BOL válido y disponible para firmar. Asegúrate de que todas las citas estén correctamente configuradas antes de que llegue el transportista.

Pasos de configuración para administradores de portería y almacén

Paso 1: habilitar la firma del BOL en la configuración de Opendock

1. En Opendock, ve a Almacén > Configuración > Gestión de Portería > Check-Out
2. Activa Firma de BOL en check-out obligatoria y selecciona Sí
3. Guarda la configuración

Paso 2: preparar el BOL antes del check-out

Si usas la integración con ShipperGuide:

1. Crea la cita en Opendock y copia el número de confirmación
2. Abre el envío correspondiente en ShipperGuide
3. Agrega el número de confirmación de Opendock al registro del envío
4. Confirma la cita para completar la vinculación

Si usas carga manual:

1. Crea o abre la cita en Opendock
2. Una vez que el transportista haya hecho check-in y el operador haya completado el formulario de visita, carga el archivo BOL directamente en el registro de la cita
3. Confirma que el archivo esté disponible antes de que el transportista inicie el check-out

Paso 3: verificar antes de que llegue el transportista

1. Confirma que el método de BOL está correctamente configurado para tu almacén (integración con ShipperGuide o carga manual)
2. Si usas ShipperGuide, confirma que la cita y el envío están correctamente vinculados
3. Después de que el transportista haga check-in, completa el formulario de visita en Opendock; esto incluye la hora de llegada, el sello de seguridad y el número de trailer

Casos especiales y comportamientos esperados

Preguntas frecuentes

¿Qué ocurre si un transportista intenta hacer check-out pero no hay BOL disponible?

Si la firma del BOL está configurada como obligatoria, el transportista no podrá completar el check-out. Esto puede ocurrir cuando la visita no está vinculada a una cita (se detecta en cuanto el transportista ingresa su número de teléfono o placa), cuando el BOL no pudo cargarse desde ShipperGuide, o cuando el operador aún no ha cargado el archivo BOL manualmente. En todos los casos, el operador de portería debe resolver la situación antes de que el transportista pueda continuar.

¿El transportista necesita acceso a ShipperGuide para firmar el BOL?

No. El transportista interactúa únicamente con el formulario de check-out de Opendock, ya sea mediante código QR o tableta. La integración con ShipperGuide y la carga manual del BOL son tareas del operador del almacén. El transportista simplemente revisa y firma el Conocimiento de Embarque tal como se presenta y, de manera opcional, imprime o envía por correo su copia.

¿Qué datos aparecen en el BOL cuando el transportista lo firma?

Cuando se usa la integración con ShipperGuide, el Conocimiento de Embarque se origina en ShipperGuide y se enriquece con datos en tiempo real de Opendock durante la visita, incluyendo la hora de llegada, el sello de seguridad y el número de trailer. Este enriquecimiento ocurre cuando el operador completa el formulario de visita después del check-in. Cuando se usa la carga manual, el BOL refleja el contenido del archivo cargado por el operador.

¿A dónde va el Comprobante de Recolección después de que el transportista firma?

En el flujo de ShipperGuide, una vez que el transportista firma, ShipperGuide recibe automáticamente el Comprobante de Recolección (PoP) y la marca de tiempo del check-out, sin necesidad de ninguna acción manual. En el flujo de carga manual, el BOL firmado queda guardado en el registro de la cita en Opendock. En ambos casos, el estado de la cita se actualiza a Completada.

📹 Míralo en acción: Mira el video de demostración del eBOL para un recorrido guiado completo del flujo de firma en el check-out.