Gestión de Puerta: Guía de Incorporación para Clientes

¡Bienvenido a la Gestión de Puerta de Opendock! Esta guía está diseñada para ayudar a tu equipo a implementar la solución con éxito y asegurar que los conductores realicen el check-in de manera constante usando códigos QR o tabletas.

Qué Esperar

La Gestión de Puerta es una herramienta poderosa, pero requiere un pequeño cambio en tu proceso actual. No es plug-and-play. El éxito depende de establecer expectativas claras con los conductores y hacer que el check-in mediante código QR o tableta sea un procedimiento estándar de operación.
 

Lista de Verificación Paso a Paso para Comenzar

1. Prepara tu Configuración de Check-in

Piénsalo en tu proceso actual de check-in y cómo la Gestión de Puerta/Check-in de Opendock puede ayudarte a mejorarlo

Comienza descargando el código QR y personalizando tu plantilla de check-in

• ¿Qué instrucciones quieres dar a los conductores cuando lleguen?
• ¿Qué necesitan saber antes de escanear el código QR?
• ¿Dónde vas a colocar el código QR? ¿Y de qué tamaño debe ser el letrero?

2. Personaliza tu Formulario de Check-in

Ve a Almacén > Campos y Formularios > Puerta y Patio > Check-in

Activa el formulario y comienza a agregar o crear los campos que quieres que el conductor complete. Recuerda: el número de teléfono y el número de confirmación de la cita o número de referencia son obligatorios por defecto. 

¿Qué más te gustaría que los conductores te informen? Aquí tienes algunos ejemplos

• ¿Placa?
• ¿Nombre?
• ¿Subida de BOL?
• ¿ID?

Procura que la información sea útil pero sencilla y fácil, para que los conductores no tengan demasiadas cosas que completar, lo que puede generar fricción

3. Establece Instrucciones del Almacén

Deja claro a los transportadores lo que los conductores deben hacer al llegar; así evitarás que lleguen con papeles incorrectos o sin la información necesaria para hacer el check-in. Si saben de antemano lo que deben hacer y tener, es mucho más probable que el flujo de check-in sea mucho más fluido

Instrucciones Sugeridas:

[Nombre del Almacén] utiliza el check-in automático de Opendock. Los conductores DEBEN escanear un código QR o usar la TABLETA en el área de check-in para registrarse. Los conductores DEBEN tener el número de confirmación de la cita para hacer el check-in. ASEGÚRATE DE PASAR ESTA INFORMACIÓN AL TRANSPORTADOR/CONDUCTOR al programar. Los conductores que no cumplan NO SERÁN RECIBIDOS.

4. Actualiza tus Notificaciones de Cita

Comunica de más lo que se espera para el check-in. Puedes hacerlo agregando un texto personalizado a las notificaciones por correo electrónico para Cita Programada, Cita Solicitada, Cita Confirmada. Usa el mismo texto que agregaste en las Instrucciones del Almacén 

Probando el Flujo

A. Simula un Check-in con una Cita Programada

• Usa tu cita de prueba e intenta hacer el check-in usando el código QR o la tableta
• Observa cómo se actualiza el estado de la cita en Opendock
• Asegúrate de que se le pida a los conductores el número de confirmación
• Usa la notificación de llegada o la cita para enviar un mensaje de texto 2way-sms

B. Simula un Check-in sin Cita

• Prueba el proceso para conductores inesperados
• Practica vincularlos a una cita existente o crear una nueva
• Puedes rechazar la llegada si es necesario y enviar un mensaje de texto a través de Opendock

Consejos para el Éxito

• Ten 1 o 2 personas capacitadas internamente para ayudar a los conductores con el check-in hasta que se acostumbren
• Crea un flujo para saber quién y cuándo debe comunicarse con los conductores. Ejemplo: Después del check-in, alguien que esté pendiente de las notificaciones de llegada será el encargado de revisar la información del check-in y enviar un mensaje de seguimiento a los conductores para indicarles qué hacer a continuación (por ejemplo, asignación de muelle/puerta)

• Imprime el letrero con el código QR y colócalo en varios lugares, usa el 2-way-SMS para evitar que los conductores salgan de sus camiones y caminen por el patio

¿Necesitas Ayuda?

Si tienes preguntas o necesitas ayuda para solucionar tu configuración, comunícate con tu Gerente de Cuenta o con el equipo de soporte de Opendock en cualquier momento.

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