La función de Auditoría Integrada te permite revisar, aprobar y disputar facturas de manera eficiente directamente dentro de ShipperGuide. Esto asegura una resolución de disputas más rápida, reduce el trabajo manual y aumenta la transparencia en las operaciones financieras, y está disponible en algunos procesos y menús de ShipperGuide.

Cómo funciona

Pestaña de Liquidación

Comenzando en la página de liquidación en el menú de Envíos, puedes acceder a la pestaña de Liquidación para ver los envíos y sus estados contables. El estado cambiará según el proceso:

• Pendiente de documento indica que los documentos del transportador están pendientes.
• Listo para auditar significa que una o más facturas están disponibles para auditoría.
• Listo para pagar significa que las facturas fueron auditadas y el envío tiene una factura aprobada sin facturas pendientes o en disputa.
• En disputa indica que una o más facturas están siendo disputadas con el transportador.

Revisión de facturas

Para revisar facturas y ver todos los documentos relacionados con el envío, selecciona el envío específico y haz clic en Docs and Charges.

Los embarcadores pueden ver los cargos y facturas asociados al envío. El sistema muestra los cargos y facturas creados dentro del mismo modal.

En la sección de Resumen, verás la suma de las facturas relacionadas con este envío. Puedes usar el ícono () para previsualizar las facturas, ver el detalle de su estado y revisarlas.

Si no se encuentran discrepancias, puedes aprobar la factura haciendo clic en el botón .

Si se detecta algún problema, como una diferencia en los valores, haz clic en . El sistema notificará al transportador y abrirá un canal de comunicación con toda la información del envío. Reciben una notificación por chat en la aplicación con los códigos de referencia y también un correo electrónico con los detalles de la disputa.

Después de abrir una disputa, esta factura aparecerá marcada como “en disputa”:

En cuanto tengas más información del transportador, puedes posteriormente rechazar una factura en disputa si es necesario, eligiendo entre “Denegar” y “Aprobar factura”.

Después de eso, la factura quedará lista para pagar.

Configuración de aprobación automática

Para automatizar este proceso, también puedes configurar ajustes de aprobación automática según el valor total de la factura estableciendo umbrales.

El sistema compara el valor de la factura declarado por el transportador con la suma de los cargos aprobados en ShipperGuide. Si la suma de los cargos coincide con el monto declarado por el transportador y está dentro del umbral del embarcador, la factura se aprueba automáticamente. Puedes establecer umbrales basados en porcentaje o monto fijo.

Cualquier envío que haya pasado por el proceso de aprobación automática tendrá esta marca específica:

Exportar cuentas por pagar

Además, puedes exportar la lista de envíos

Puedes exportarlos en lote en formato CSV marcando la casilla, seleccionando todos los envíos “listos para pagar” y haciendo clic en “Exportar envíos como CSV”.

Una vez que la descarga esté disponible, aparecerá en la página "Cuentas por pagar" para un acceso fácil. Ve al menú “Liquidación” y luego a “Cuentas por pagar”.

Para soporte adicional, contacta a nuestro Equipo de Soporte al Cliente.