CarrierGuide se integra con tu cuenta de Quickbooks Online, lo que te permite enviar facturas generadas en CarrierGuide a Quickbooks con solo hacer clic en un botón. Solo los administradores pueden conectar la integración con Quickbooks. Una vez que Quickbooks esté instalado, los usuarios de Finanzas podrán acceder y utilizar la integración.

En este artículo encontrarás:

• Conectar con Quickbooks Online
• Mapear conceptos de pago de CarrierGuide a Quickbooks
• Sincronizar facturas de CarrierGuide con Quickbooks
• Errores de sincronización de facturas

1. Ve a Configuración > Integraciones > Contabilidad

2. En la tarjeta de Quickbooks, haz clic en Instalar

3. Haz clic en Siguiente

4. Selecciona la versión Online y haz clic en Conectar

5. Serás dirigido al sitio web de Quickbooks donde podrás ingresar tus datos de acceso. Una vez que inicies sesión y apruebes la solicitud de conexión, volverás a CarrierGuide. Tu cuenta de Quickbooks quedará conectada y las categorías de Producto/Activo de Quickbooks se sincronizarán automáticamente con tu cuenta de CarrierGuide para ayudarte a mapear los conceptos de pago. Puedes encontrar esto en Contabilidad > Quickbooks dentro de tu cuenta de CarrierGuide.

 Importante: Intuit expirará automáticamente las conexiones de QuickBooks después de 180 días desde la configuración inicial. Para mantener la integración activa, por favor desconéctala y vuelve a conectarla antes o después del periodo de 180 días.

Antes de sincronizar facturas de CarrierGuide a QuickBooks, asegúrate de mapear las categorías de conceptos de pago. Estas categorías pueden ser diferentes entre CarrierGuide y QuickBooks. Al mapear los conceptos de pago, ayudarás a que las facturas se sincronicen correctamente de CarrierGuide a QuickBooks.

1. Ve a Contabilidad > Quickbooks > Mapear conceptos de pago

2. En Categoría de ingresos de CarrierGuide, selecciona la categoría de ingreso/cargo adicional. Ten en cuenta que hay tres conceptos de pago obligatorios que deben mapearse para poder sincronizar facturas de CarrierGuide a Quickbooks:

• Recargo por combustible
• Tarifa fija con recargo por combustible
• Tarifa fija

3. En Producto/Activo de Quickbooks, selecciona el producto o activo correspondiente.

Importante: La lista de categorías de productos de Quickbooks se encuentra en Configuración > Productos y servicios en tu cuenta de Quickbooks Online.

4. Haz clic en Guardar categorías

Las facturas con conceptos de pago que no estén mapeados impedirán que las facturas de CarrierGuide se sincronicen con Quickbooks. Aparecerá un error junto a la factura si hay conceptos de pago sin mapear. Pasa el cursor sobre el ícono de error para ver los conceptos de pago no mapeados.

Importante: Debes tener habilitados los números de transacción personalizados en tu cuenta de Quickbooks Online para que los números de factura de CarrierGuide y Quickbooks se sincronicen. Puedes encontrar la configuración de números de transacción personalizados en tu cuenta de Quickbooks Online en Configuración > Cuenta y configuración > Ventas > Contenido del formulario de ventas.

1. Ve a Contabilidad > Quickbooks > Facturas no sincronizadas

2. Selecciona la(s) factura(s) que deseas enviar a Quickbooks.

3. Haz clic en Enviar a Quickbooks.

La factura se enviará a tu cuenta de Quickbooks Online y aparecerá en Facturas sincronizadas en CarrierGuide. Si se agrega un pago adicional a la carga en CarrierGuide, vuelve a enviar la factura a Quickbooks para actualizar el saldo total.

Errores de sincronización de facturas

• Número de factura duplicado - La factura no se sincronizará si el número de factura ya existe en tu cuenta de Quickbooks Online. Puedes actualizar el número de factura en CarrierGuide yendo a Operaciones > Cargas > selecciona la carga > haz clic en Editar > actualiza el número de carga > haz clic en Guardar carga.

También puedes actualizar el número de factura directamente en Quickbooks. Después de actualizar el número de factura, intenta enviar la factura a Quickbooks nuevamente.

• El cliente no existe en Quickbooks - Aparecerá un mensaje de error si el cliente no existe en Quickbooks. En el mensaje de error, haz clic en Crear todos los clientes y sincronizar para agregar la información del cliente y sincronizar la factura con tu cuenta de Quickbooks.

Si los problemas de sincronización de facturas no se deben a los motivos mencionados arriba, no dudes en contactar a nuestro equipo de soporte para recibir ayuda.